Możliwości platformy

Sekcja Billing to miejsce, w którym znajdziesz wszystkie wpisy dotyczące rozliczeń, które mają miejsce w Twojej organizacji. Na początku ta sekcja wygląda tak

Ale kiedy zaczniesz z niej korzystać, będzie wyglądała tak:

Na liście znajdziesz wszystkie rekordy, które zostały utworzone.

Ale co to jest rekord rozliczeniowy, cóż jest to zapis wszystkiego, za co obciążasz swojego klienta. Może to być tak proste jak składka członkowska, ale także szczegółowe informacje o częściach samochodowych, które sprzedałeś klientowi. Więc rekordy rozliczeniowe reprezentują historię wszystkich rzeczy, które sprzedałeś klientowi. Każdy pojedynczy rekord rozliczeniowy jest lub będzie połączony z wygenerowaną fakturą, w zależności od ustawień systemu. Wygenerowana faktura na podstawie rekordów rozliczeniowych może być połączona z jednym lub więcej rekordów "lub będzie połączona". To dlatego, że faktura może być wygenerowana natychmiast lub może być wygenerowana, gdy nadejdzie data cyklu rozliczeniowego Twojej firmy.

Wyobraź sobie taką prostą historyjkę z wyjaśnieniem: Prowadzisz sklep, przychodzi do Ciebie klient i coś kupuje, płaci, a Ty dajesz mu paragon. Następnego dnia przyjdzie do Ciebie drugi klient, Twój zaufany klient. Dasz mu to co chce, ale macie umowę, że na koniec miesiąca wszystko podsumowujesz i dajesz mu jeden paragon. Na tym polega różnica między odnotowywaniem wszystkiego na płycie rozliczeniowej a tworzeniem błyskawicznych faktur

Spróbujmy to wyjaśnić z pomocą różnych scenariuszy:

Jest to najprostszy sposób korzystania z systemu bilingowego. Fakturę można utworzyć na dwa sposoby:

Wybierając "natychmiastowe utworzenie faktury" podczas dodawania rekordu rozliczeniowego.

Po prostu tworząc fakturę:

Oba sposoby dodadzą rekord do historii rozliczeń.

Na koniec, gdy użyjesz tej strategii, system utworzy fakturę z rekordami rozliczeniowymi jako różnymi pozycjami na niej, tak po prostu:

Ta strategia jest nieco inna. Pozwala ona na odnotowanie w formie rekordów rozliczeniowych, co klient nabył od Ciebie, ale faktura zostanie utworzona na koniec miesiąca (lub cokolwiek ustawisz w ustawieniach cyklu rozliczeniowego).

Powiedzmy, że dodałeś rekord rozliczeniowy w taki sposób:

• - Czesne 20 marca $199
• - Jedzenie 15 marca $99
• - Wycieczka do muzeum 14 marca $39

A data cyklu rozliczeniowego to 3 dzień każdego miesiąca. System wygeneruje następującą fakturę

Porozmawiajmy o budowie rekordu rozliczeniowego. Możesz wejść do rekordu rozliczeniowego, klikając szczegóły obok linii, którą chcesz zobaczyć:

Na karcie rekordu rozliczeniowego zobaczysz ważne informacje o nim:

• - Informacja o kliencie.
• - Data rozliczenia
• - Kto go dodał
• - Do której faktury został dołączony

Powyższy ekran pokazuje rekord, który został dodany do faktury i klient za niego płaci. Ale jak to wygląda, gdy po prostu dodajesz rekord, który nie był używany do żadnej faktury:

Teraz możesz zobaczyć różnicę. Nie znajdziesz tu żadnych informacji o dołączonej fakturze, status płatności jest ustawiony na niezapłacony i nie ma żadnych zapisów dotyczących płatności.

Aby zrozumieć, jak działają płatności, proszę przeczytać sekcję Płatności

Rekordy rozliczeniowe mają dwa główne statusy:

• - Free, co oznacza, że rekord nigdy nie został użyty do żadnej faktury
• - Faktury, co oznacza, że rekord został dołączony do faktury.

Jeśli rekord rozliczeniowy jest fakturą, nie można go usunąć bez uprzedniego usunięcia faktury.

Tak więc rekordy rozliczeniowe mogą być dodawane ręcznie przez Ciebie lub członków Twojego zespołu w opcji podstawowej. Mogą one również być dodawane automatycznie za pomocą Cycle lub API, jednak my skupimy się tutaj na dodawaniu ich ręcznie.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić jest wybranie klienta. Jeśli klient nie istnieje, możesz wprowadzić dane nowego klienta. Po wybraniu klienta masz możliwość wybrania subklienta (co jest opcjonalne).

Podklienci są niezbędni dla wielu potrzeb rozliczeniowych. Reprezentują oni końcowego beneficjenta płatności. Na przykład, jeśli prowadzisz przedszkole, może to być syn, córka lub jeśli prowadzisz firmę, nazwisko pracownika. To od Ciebie zależy jak to wykorzystasz, ale będziesz wiedział, że ten zapis płatności jest z kimś związany. W powyższym przykładzie z Martą Stewart Córka

Następnie musisz dodać rekordy o rzeczach, które sprzedałeś temu klientowi wraz z wartością.

Gdy zaczniesz wpisywać i masz stworzone szablony możesz je tutaj wykorzystać do automatycznego znalezienia odpowiedniej ceny. Sprawdź sekcję szablony

Ważny jest status danego rekordu. Jak widzisz powyżej jest on ustawiony na nieopłacony, co jest standardowym statusem dla prawie wszystkich przypadków. Są jednak sytuacje, w których klienci zapłacą Ci coś z góry za usługę. Na przykład ktoś wynajmuje od Ciebie coś i mówisz mu, że w tym konkretnym przypadku musi zapłacić z góry lub chcesz 50%, a reszta zostanie zapłacona, gdy faktura zostanie utworzona.

Jak widzisz możesz ustawić status na zapłacony i wpisać kwotę płatności.

Jeśli wpiszesz tutaj, że klient zapłacił za tę rzecz teraz, to kiedy faktura zostanie utworzona, klient otrzyma fakturę ze statusem PAID ALREADY. Jeśli wpiszesz tu np. połowę zapłaty, klient otrzyma fakturę z obowiązkiem zapłaty POZOSTAŁEJ połowy.

Gdy to zrobisz i faktura zostanie utworzona, klient nie będzie zmuszony do zapłaty za kwotę, którą wpłacił z góry.